「職務経歴書って、履歴書と何が違うの?」
「何をどう書けばいいのか全然分からない…」
初めて転職活動をする方の多くが、この職務経歴書でつまずきます。
私も最初に作った職務経歴書は、ただの業務内容の羅列でした。
でも、書き方のコツさえ掴めば、誰でも採用担当者の目に留まる職務経歴書が作れるんです！
実際、職務経歴書の書き方を変えただけで書類選考の通過率が2倍以上になった、という話もよく聞きます。
この記事では、初めての方でも迷わず書ける職務経歴書の基本から年収アップにつながる書き方のコツまで、実例付きで解説します。
職務経歴書と履歴書の違いとは?
まず基本から整理しましょう。
転職活動に必要な書類は主に以下の2種類です。
履歴書
氏名、住所、学歴など基本情報を伝える書類
職務経歴書
これまでの仕事内容や実績・スキルを詳しく伝える書類
履歴書は定型フォーマットがありますが、職務経歴書は自由度が高いのが特徴です。
だからこそ、書き方次第で大きく差がつくんです！
採用担当者は職務経歴書のここを見ている！
企業の採用担当者が職務経歴書でチェックしているのは、主に以下の3点です。
職務経歴書で見られるポイント
- どんな業務を経験してきたか(業務内容)
- どんな成果を出したか(実績)
- 自社で活躍できそうか(スキルのマッチ度)
この3点を意識して書くだけで、グッと伝わりやすくなります。
職務経歴書の基本構成
職務経歴書には決まった型はありませんが、一般的には以下の構成が使いやすいです。
📄 基本構成
- 職務要約(3〜4行程度のサマリー)
- 職務経歴(会社名、在籍期間、業務内容、実績)
- 活かせる経験・スキル
- 自己PR
それでは、それぞれのセクションの書き方を詳しく見ていきましょう。
① 職務要約の書き方
職務要約は、あなたのキャリアを3〜4行で伝える部分です。
採用担当者が最初に目を通す場所なので、ここで興味を持ってもらうことが大切!
書き方のポイント
- どんな業界・職種で何年働いてきたか
- 主にどんな業務を担当してきたか
- どんな強みがあるか
例文(営業事務の場合)
IT企業にて営業事務として5年間勤務。月間200件以上の受発注業務を担当し、データ管理の効率化により処理時間を20%短縮しました。顧客対応力と正確な事務処理スキルを活かし、営業チームのサポート業務に貢献してきました。
たった数行ですが、「何ができる人なのか」が明確に伝わりますよね。
② 職務経歴の書き方
ここが職務経歴書のメイン部分です。
ただの業務内容の羅列にならないよう注意しましょう。
基本のフォーマット
■ 株式会社○○(20XX年4月〜20XX年3月)
【事業内容】IT関連サービス
【従業員数】約500名
【雇用形態】正社員
●営業事務(20XX年4月〜20XX年3月)
【業務内容】
・受発注業務(月間200件)
・顧客データ管理
・営業資料作成
・見積書・請求書作成
【実績・成果】
・データ入力の効率化を提案し、処理時間を20%短縮
・顧客対応マニュアルを作成し、チーム全体の対応品質が向上
・新人教育担当として3名の育成を担当
成果を書くときの「数字」が重要！
「頑張りました」だけでは伝わりません。
数字を使って具体的に書くことで、説得力が格段にアップします。
数字で表現できる例
- 担当件数(月間○件、年間○件)
- 売上・コスト削減額(○万円、○%)
- 作業時間の短縮(○時間→○時間、○%削減)
- 担当顧客数(○社)
- チームの人数(○名のチームで)
経験が浅い場合はどう書く？
「実績なんてない…」と思う方もいるかもしれませんが、大丈夫です。
日々の業務の中で工夫したことを書けばOK！
例
- 「ミスを減らすためにチェックリストを作成」
- 「よくある質問をまとめたFAQを作成」
- 「効率化のために○○の方法を提案」
このような一見小さな仕事も立派な実績です！
実は細かな仕事が出来る人が欲しい会社はたくさんありますので、どんどんアピールしていきましょう。
③ 活かせる経験・スキルの書き方
応募先企業で「この人なら活躍できそう」と思ってもらうためのセクションです。
書き方のコツ
- 応募先の求人票をよく読み、求められているスキルに合わせて書く
- PCスキル(Excel、Word、PowerPointなど)は具体的に
- コミュニケーション能力など抽象的なスキルは、具体例を添えて
【活かせる経験・スキル】
- Excel: VLOOKUP、ピボットテーブルを使用したデータ集計が可能
- 顧客対応力: 月間50件以上の問い合わせ対応を通じて培った丁寧なコミュニケーションスキル
- 業務効率化: 繰り返し業務のフロー改善により、チーム全体の生産性向上に貢献
④ 自己PRの書き方
自己PRは、「私はこんな人間で、御社でこう貢献できます」を伝える部分です。
構成のポイント
- 自分の強み(結論)
- その強みを示す具体的なエピソード
- その強みを応募先でどう活かせるか
例文
私の強みは、課題を見つけて改善する力です。前職では、受発注業務のミスが月に数件発生していることに気づき、チェックリストの作成とダブルチェック体制を提案・実行しました。結果、ミス発生率をゼロに近づけることができました。御社でも、業務プロセスを見直しながら、より効率的で正確な事務業務に貢献したいと考えております。
職務経歴書作成でやってはいけないNG例
職務経歴書を作成する際にやってしまいがちなNG行動があります。
注意しないと逆に悪い印象を与えてしまうこともあるので、気をつけましょう。
❌ NG例
- 業務内容を箇条書きで羅列しただけ
- 「頑張りました」など抽象的な表現
- 誤字脱字がある
- フォントや文字サイズがバラバラ
- 5ページ以上の長すぎる経歴書
職務経歴書はA4用紙1〜2枚にまとめるのが基本です。
採用担当者は何十枚も書類を見るので、簡潔で読みやすいことが重要。
読み手の気持ちになることでよくない印象を与える可能性を減らせますので、書き終えたら上のチェック項目を見ながら採用担当者になったつもりで読み返してみてください。
職務経歴書を書く前の準備
いきなり書き始めるのではなく、まず以下を整理することでスムーズに書き進めることができます。
📝 準備リスト
- これまでの会社名、在籍期間を整理
- 各職場での業務内容を書き出す
- 成果や実績を数字で書き出す
- 応募先企業の求人票を読み込む
特に応募先企業が求めているスキルを把握してから書くことで、的確に自己アピールができます。
まとめ 職務経歴書は「企業への提案書」
職務経歴書は、「私を採用すれば、御社にこんなメリットがあります！」ということを伝える提案書だと考えてください。
📌 この記事の重要ポイント
- 職務経歴書は「業務内容+成果」をセットで書く
- 数字を使って具体的に表現する
- 応募先企業が求めるスキルに合わせてカスタマイズ
- A4用紙1〜2枚に簡潔にまとめる
- 誤字脱字は絶対にチェック！
最初の1回は時間がかかるかもしれませんが、一度しっかりしたベースを作ればあとは応募先に合わせて微調整するだけでOKです。
職務経歴書の質が上がれば、書類選考の通過率は確実にアップします。
この記事を参考に、採用担当者の心に響く職務経歴書を作ってみてくださいね！
あなたの転職活動がうまくいくことを願っています！
